毎日ビジネスの現場でがんばっているあなたへ。
ライティングのスキルを身につければ、あなたの仕事はますます成果が上がります。
なぜならビジネスの現場で約80％は文章でのやり取りになるからです。
思い返して見てください。メール、チャット、ファックス…一日で文章を書く機会は多くあることに気づきますよね。
小学生のころから当たり前に文章に触れて、今でも毎日仕事で文章を書いていることでしょう。
しかし改めてライティングを学ぼうと思うと、なかなか学べる機会がありません。
そこで今回はライティングの基礎的なスキルを身につける、ポイントとコツを紹介していきます。
文章が上手くなって、あなたの周りにいるライバルたちより、仕事を1ランクアップさせましょう！
ライティングとは？ライティングを学ぶメリット
ライティングとは、「文章を書くこと」です。自分の考えを文字に起こし、文章にまとめて伝えます。コミュニケーションの手段として一番に思いつくのは「話す」ことですよね。ですが常に身近にいない人、時間帯が合わない人、多くの人にまとめて伝えたい場合など。多く使われるコミュニケーション手段が「文章」です。ライティングは自分の意見や伝えたい情報を、読みやすく分かりやすい形にして届けるスキルが重要になります。
ビジネスでは「企画書」「プレゼン資料」「レポート」…毎日文章に触れます。文章に触れない職場などないのではないでしょうか？
ライティングが上手くできれば、スムーズに相手に自分の考えを伝えられます。
結果仕事の能率アップや、提案する能力が身につき、意見を通しやりたいことができるようになるのです。
セールスとマーケティングにおけるライティングの重要性
セールスとマーケティングにおいて、ライティングは重要な役割を持っています。
なぜなら商品やサービスの魅力や価値、手に入れることで得られる明るい未来を伝えるのは、文章によるものだからです。
広告やチラシのキャッチコピー、カタログ、ポスター、案内書。Wedだとブログ記事、ホームページ、SNSなど… 多岐に渡るツールを使い、文章に情報を載せて伝えなければいけませんよね。
「広告は一人歩きしてくれる営業マン」という言葉があるように、セールスとマーケティングではライティングに占める割合は大きく、大切な手段となります。
効果的な文章構成のポイント
マンガや小説、ドラマを見ても物語に構成があります。構成を間違って組み立てると、チグハグでつまらない物語になってしまいますよね。構成が作りこまれているから、序章からクライマックスまで物語も盛り上がります。
同様に文章も構成を効果的に組み立てることで、メッセージを一貫させ伝わりやすい文章になります。
基本的な文章の構成（導入、本文、結論）
＜導入＞
読者に読みたいと思わせるのが目的です。
読者の注意を引きつけるため、本文に入る前の興味、関心、背景情報を提供します。
キャッチーな切り口や問題提起、先に結論を述べて気を引くのが効果的ですね。本文に入る前に、この文章を読んだら何がわかるのだろうと期待を膨らませます。初めの段階で文章を読む目的を明確にするためです。
＜本文＞
ここで主な論点やアイデア、結論の理由を展開します。
導入で提示したテーマや、問題に対する詳細な説明、議論、証拠を提供する部分ですね。
主張を裏付ける具体例、データを用いることでより分かりやすくなります。
本文でアイデアや問題点などをまとめ論理的に進めると、結論に繋げやすいです。
＜結論＞
結論部分は文章全体のまとめを行います。
本文での議論や説明を総括し、最後のインパクトを与えることが目的です。
ポイントの要約や結論の提示。呼びかけなどで読者の記憶に定着させます。
結論部分で文章全体のまとめを行い、読者に主要なポイントを再確認させます。
パラグラフの組み立て方 ＜PREP法＞＜SDS法＞＜三段論法＞
パラグラフとは、論理的な文章を書く方法の1つと言われています。
結論から始めて、説明を続け、最後にまとめるという構成が特徴です。
そうすることで、論理的でわかりやすい文章になります。
文章の構成（導入、本文、結論）を述べましたが、これにパラグラフを当てはめて書くと効果的です。
その例を3つ以下に挙げます。
＜PREP法＞
PREP法とは、結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、結論（Point）で書くテンプレートです。
結論を初めに持ってくることで、読者の離脱を防ぎ興味を惹きます。
導入部分＝結論、本文＝理由・具体例、結論＝結論。
と最初と最後に結論を持ってきてサンドイッチにし、読者に強い印象を残し、理解を深めます。セールスやプレゼンなど納得させる時に効力があります。
※詳しい「PREP法」の説明はこちら
＜SDS法＞
SDS法とは概要（Summary）、詳細（Details）、概要（Summary）の3つの文章構成で組み立てるテンプレートです。PREP法と同じく、初めと最後が概要で、詳細を挟んだサンドイッチになるのが特徴ですね。
基本構成に当てはめると、
導入部分＝概要、本文＝詳細、結論＝概要。
「○○について報告します。～～以上○○についてでした。」といった具合に、一つの事例に対し簡潔に伝えることができます。
メールでの連絡や、レポートでの業務報告に有効です。
＜三段論法＞
三段論法とは効果的な説得方法のひとつで、前提から結論を導く論法です。
導入部分＝AはB、本文＝BはC、結論＝つまりAはC。
このように論理的に説明することができます。
調査結果報告書を作成するときなどに向いていますね。
読みにくいライティングのNG集
ここで読みにくいライティングの例を挙げていきます。
読みづらい文章だと、読解するのに無駄な労力を与えてしまいます。
結果印象が悪くなり、仕事に悪い影響を与えかねません。
そうなるのを防ぐため、悪い具体例も見ていきましょう。
読点が多く一文が長い
だらだらと長い文章になるのは辞めましょう。
結局何を伝えたいのか分からなくなります。
すごく頭の悪い人に思われてしまいますよね。
一文は40文字以内に収め、長くならないように気をつけましょう。
文末表現が同じ
気をつけないとついやってしまうのが、文末が同じになってしまうことです。
同じ文末が頻繁に続くと、文章が単調になります。
「です」「ます」「でしょう」など３回以上続けないようにしましょう。
主語と述語が離れている
まずは例をご覧ください。
この文章だと、読み終えるまで紹介された4つの要素はいったい何のことなのか
わかりませんよね。
主語と述語が離れていると、結論が後回しになってしまい、読者が考える労力
が増えてしまいます。
主語と述語の位置に気を付けましょう。
読みやすい文章を書くためのコツ
読みやすい文章にする方法をご紹介します。
読みやすさとは、読者に読む労力を与えないことです。
そのためのコツを挙げていきます。
シンプルで明確な表現
句読点、接続詞を正しく使い、一文で一つの意味を持った簡潔な文章にしましょう。
そうすれば分かりやすい文章になります。
前述した長い文章の悪い例を改善しますね。
すっきりした文章になりました。
一文を短く区切ってシンプルな文章にしましょう。
適切な段落の使い方：見出しに伝えたいことを書く
一つの話題や説明で段落を分けましょう。
そして見出しに伝えたいことを書きます。
そうすれば読者は、知りたいことなのかどうなのか判断し、興味を持ちます。
結果読む労力が減り、読みやすくなるでしょう。
統一感を出して読みやすさを向上させる
お客様＝「消費者」「顧客」などと言い方を分けずに統一します。
文末を「です」「ます」調にするか、「だ」「である」調にするか決めます。
これによって読む人の印象が変わってきますね。
読者、媒体、どんな目的の文章なのか、種類に合わせて統一させましょう。
主語と述語をくっつける
主語と述語をくっつけて、何が言いたいのか結論を先に持ってきましょう。
前述した例を改善してみます。
こうすることで「休日にやる4つの趣味についての話なんだな」とわかるようになりますね。
このように、主語と述語を近づけるだけで読者の労力を減らし、読みやすい文章に変わります。
文章力を高めるための実践法
文章力を高めるには以下の3つが必要です。
それぞれ見ていきましょう。
たくさん文章を読む
いい文章を書くには、いい文章をたくさん読むことです。
そうすれば気にとめた書き方を自分の中に取り入れ、表現力の引き出しを増やしていけます。
自分が興味のある分野や、好きなライターが書いた記事など、なるべく広い範囲で多くの文章に触れましょう。
本を読むことは、ライティングが上手くなる有効な練習です。
たくさん文章を書く
とにかくたくさん書いてみましょう。
サッカー元日本代表の本田圭佑選手が言っていました。
「STEP BY STEP」
一つ一つの積み重ねが高みに繋がるのですね。
実戦形式の練習が一番効果的です。
そして書いた文章を読み返して、推敲しましょう。
誤字脱字、一文が長くないか、構成はおかしくないか。
重複表現になっていないか、分かりやすく伝わるか。
文章を書く、そして読み返す。そうすることで新たな気づきが生まれます。
ひすいこたろうさんから学ぶフィードバックの受け入れ方
書いた文章を他の人に読んでもらい添削してもらいます。
でもダメ出しされるのは嫌ですよね…
誰でも否定されるのは嫌です。
ですがエッセイストのひすいこたろうさんは、編集者の方に、
「遠慮なく赤字を書き込んでダメ出ししてください」
と言って原稿を渡すそうです。
本音を言えばダメ出しされたくない。でもダメ出しされることで、よりよい作品になり、
「読者のハートをノックアウトする本をつくれる」
そうやってポジティブに捉えているそうです。
添削も受け入れ方次第でいい文章になりますね。
まとめ
「プレゼン資料」「報告書」「レポート」「日報」「メール」etc…
仕事で文章を書く機会があるビジネスマンのあなたへ。
文章の力で、コミュニケーション、論理的思考、情報伝達力、説得力が身につきます。
初心者でもうまく文章がかける方法をまとめました。
ライティングテクニックがあると仕事もできる。
これであなたも職場で仕事がやりやすくなります。
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